En temel konferans sistemi bir mikrofon, amplifikatör, hoparlörler ve masaüstü görüntüleme cihazlarından (masaüstü akıllı terminaller ve LCD monitörler gibi) oluşur. Bu cihazların birleşimi, sesin iletilmesine, bilgilerin görüntülenmesine ve sesin yükseltilmesine hizmet eden, kullanıcıların görmesini, duymasını ve konuşmasını sağlayan bir konferans sistemi oluşturur.
Teknolojik gelişmeler ve artan fonksiyonel talepler, özellikle bilgisayar ve ağ kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte konferans sistemlerinin kapsamı da genişlemiştir. Artık oy verme/seçim/görüşme, video konferans, uzaktan video konferans, telefon konferansı, simültane tercüme ve masaüstü ekranları içeriyor. Bunlar modern bir konferans sisteminin temel unsurlarıdır ve merkezi kontrol, sıcaklık kontrolü, aydınlatma kontrolü, ses kontrolü ve güç kontrolü gibi bir dizi ilgili cihaz ortaya çıkmıştır. Modern teknolojik gelişmelerin yönlendirdiği konferans sistemi artık toplantılarla ilgili eksiksiz bir donanım ve yazılım seti olarak tanımlanıyor.
